Polityka bezpieczeństwa

I. Treść i przedmiot Polityki Prywatności

1.1. Zagadnienia opisane w niniejszej Polityce Prywatności obejmują wykorzystywanie informacji osobowych.
1.2. K3 System posiada wdrożoną dokumentację, procedury i systemy ochrony danych osobowych zgodne z wymogami stawianymi przez przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922, ze zm.). Jedną z fundamentalnych zasad w K3 System jest przestrzeganie przepisów prawa dotyczących prywatności i ochrony danych osobowych. K3 System  działa w poszanowaniu prawa każdej osoby do ochrony swojej prywatności.
1.3. K3 System deklaruje, że dołoży wszelkich starań, aby zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo przekazanych danych, jak i zobowiązuje się wykonywać działania zapobiegające ingerencjom osób trzecich w dane osobowe oraz w prywatność osób, których dane dotyczą. Przekazane dane osobowe będą wykorzystywane do celów określonych w dalszej części dokumentu.

II. Odpowiedzialność za gromadzone informacje osobowe

Odpowiedzialność za dane osobowe przetwarzane przez K3 System ponosi Administrator Danych, którym jest Spółka K3 System Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (04-767) przy ul. Patriotów 303,  zrejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego rejestru Sądowego pod numerem: 0000165778, posiadająca numer NIP: 9521743814 oraz numer REGON: 013029628.
III. Dane osobowe

3.1. Informujemy, iż Użytkownik może – bez potrzeby ujawniania swoich danych osobowych – kontaktować się z podmiotami K3 System bezpośrednio (telefonicznie) lub wchodząc na stronę internetową K3 System w celu zapoznania się z informacjami na temat organizacji, programów, towarów i usług dostarczanych i świadczonych przez K3 System.
3.2. Niezależnie od powyższego, mogą zaistnieć okoliczności, kiedy dane osobowe Użytkownika będą niezbędne do zrealizowania żądanej usługi lub procesu. W takich przypadkach Użytkownik zostanie poinformowany o konieczności udostępnienia oraz o sposobie wykorzystania danych, mając tym samym możliwość podjęcia decyzji, co do udostępnienia lub odmowy udostępnienia swoich danych.
3.3. Udostępnienie danych osobowych może być wymagane w sytuacji, w której Użytkownik zainteresowany będzie zleceniem K3 System realizacji określonej usługi (np. przygotowanie oferty, przesłanie informacji na temat produktu) lub też w sytuacji, w której będzie on zainteresowany udziałem w procesie, bądź zdarzeniu (np. rekrutacja jako potencjalnego pracownika). Wówczas Użytkownik może zostać poproszony o wypełnienie i przesłanie formularza/ankiety, w których zostanie mu wyraźnie wskazane, jakiego rodzaju dane osobowe będą gromadzone. W sytuacji, w której Użytkownik ujawni w formularzu/ankiecie dane osobowe osoby trzeciej, (np. współpracownika), K3 System poczytuje, iż Użytkownik ten dysponuje stosownym zezwoleniem tej osoby, której dane ujawnił.
3.4. Dane udostępnione przez Użytkownika w wyżej wskazany sposób są wykorzystywane przez K3 System tylko i wyłącznie w celu realizacji zleconej przez Użytkownika usługi, przeprowadzenia procesu, bądź organizacji uczestnictwa w zdarzeniu.

IV. Cel przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe są gromadzone przez K3 System w szczególności w celu:
• właściwego prowadzenia relacji biznesowych z Użytkownikami,
• wywiązania się ze zobowiązań dotyczących umów sprzedaży, zakupu lub serwisu,
• świadczenia usług gwarancyjnych i posprzedażowych,
• określenia tożsamości użytkownika podczas kontaktu z firmą K3 System,
• przechowywania preferencji użytkownika,
• zapewnienia możliwości zatrudnienia użytkownika zgłaszającego takie zapotrzebowanie lub przetworzenia złożonego podania o pracę,
• przeprowadzania badania zdolności kredytowej.

V. Sposoby ochrony danych osobowych.

5.1. K3 System dysponuje odpowiednimi zabezpieczeniami technologicznymi i organizacyjnymi zapewniającymi ochronę danych osobowych przed ich utratą, nieupoważnionym dostępem i nieprawidłowym wykorzystaniem.  Stosowane zabezpieczenia to w szczególności:
• połączenie szyfrowane,
• firewall,
• spersonalizowane hasła dla każdego z pracowników K3 System,
• oprogramowanie antywirusowe i antyhackingowe,
• ograniczenie przez K3 System do minimum dostępu upoważnionych pracowników do danych osobowych użytkowników,
• przechowywanie danych użytkowników na zabezpieczonym serwerze,
• stosowanie monitoringu budynku.

5.2. K3 System nie bierze odpowiedzialności za dane przesyłane przez strony trzecie oraz za dane przesyłane za pośrednictwem niezabezpieczonych łączy.

VI. Sposoby pozyskiwania danych osobowych

Firma K3 System może gromadzić dane osobowe z wielu źródeł:
• bezpośrednio od użytkownika podczas spotkań biznesowych,
• podczas zakupu produktów,
• podczas udziału w ofertach promocyjnych i ankietach,
• podczas kontaktu telefonicznego,
• podczas rejestracji w wydarzeniach takich jak targi i wystawy,
• gdy firma K3 System dokonuje zakupu lub przejęcia innych firm,
• wykorzystując dokumenty ogólnie dostępne, np. rejestry elektroniczne.

VII. Udostępnianie danych osobowych Użytkowników

7.1. K3 System Sp. z o.o. bez zgody użytkownika nie ujawnia dotyczących go danych osobowych innym firmom.
7.2. W określonych, ograniczonych okolicznościach K3 System może udostępniać lub przekazywać dane osobowe niepowiązanym z K3 System osobom trzecim. W szczególności K3 System może przekazać dane osobowe osobie trzeciej:
• na wniosek Użytkownika,
• w celu dostosowania się do wymagań prawnych lub nakazu sądowego;
• w celu weryfikacji możliwości popełnienia przestępstwa polegającego na kradzieży tożsamości,
• w związku ze sprzedażą, zakupem, fuzją, reorganizacją, likwidacją bądź rozwiązaniem K3 System lub
• w innych prawem przewidzianych okolicznościach.

VIII. Okres przechowywania danych osobowych

Dane Użytkowników będą przechowywane przez K3 System do czasu zakończenia okresu wymaganego przez obowiązujące przepisy ustawowe lub do momentu wyrejestrowania usług przez użytkownika lub przesłania żądania o usunięcie danych osobowych. Ogólnie dane osobowe nie są przechowywane dłużej niż jest to wymagane w kontekście celu, w jakim zostały one zgromadzone.

IX. Modyfikacja danych osobowych

Użytkownikowi przysługuje prawo do zapoznania się ze swoimi danymi, przechowywanymi przez K3 System i w razie zaistnienia konieczności – prawo do poprawienia i uzupełniania wszelkich nieprawidłowych lub niepełnych danych osobowych. Nadto, w każdym czasie Użytkownikowi przysługuje prawo do żądania usunięcia jego danych osobowych z bazy K3 System. W tym celu należy drogą elektroniczną na adresybartlomiej.tokarz@k3system.com.plprzesłać żądanie modyfikacji lub usunięcia danych osobowych.

X. Kontakt w sprawie Polityki Prywatności

Zapraszamy do przesyłania wszelkich zapytań, komentarzy i próśb dotyczących polityki prywatności lub przechowywanych danych osobowych. Komentarze i prośby należy przesyłać na adres: bartlomiej.tokarz@k3system.com.pl

15. Zmiany w Polityce Prywatności

K3 System Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do wprowadzania okresowych zmian niniejszej polityki. Wszelkie przyszłe zmiany zostaną opublikowane pod tym adresem. Ostatnia aktualizacja polityki: listopad 2016 r.

Data publikacji: 2.11.2016 r.